ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження голови Полтавської обласної ради
30.05.2019 № 109

ПОРЯДОК
доступу до публічної інформації 
в Полтавській обласній раді

1.	Загальні положення

Порядок доступу до публічної інформації в Полтавській обласній раді (далі – Порядок), відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» (далі – Закон), регулює питання оприлюднення публічної інформації та визначає організацію доступу до публічної інформації в Полтавській обласній раді.
Відповідно до статті 13 Закону Полтавська обласна рада (далі – обласна рада), управління майном обласної ради є розпорядниками публічної інформації, що була отримана або створена в процесі реалізації обласною радою, управлінням майном обласної ради повноважень, передбачених законодавчими актами, та яка знаходиться у володінні обласної ради, управління майном обласної ради.
Доступ до публічної інформації в обласній раді забезпечується шляхом:
– систематичного і оперативного оприлюднення інформації на офіційному         веб-сайті обласної ради відповідно до Закону та розпорядження голови обласної ради;
– систематичного і оперативного оприлюднення інформації на Єдиному державному веб-порталі відкритих даних DATA.GOV.UA відповідно до Закону, постанови Кабінету Міністрів України від 21 жовтня 2015 року № 835 «Про затвердження Положення про набори даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних» (із змінами);
–  надання інформації за запитами на публічну інформацію (далі – запит);
– будь-яким іншим способом (в офіційних друкованих виданнях, інформаційних стендах тощо).
Цей Порядок не поширюється на відносини щодо отримання інформації суб’єктами владних повноважень при здійсненні ними своїх функцій, а також на відносини у сфері звернень громадян, архівної справи, які регулюються іншими законами.

2.	Оприлюднення публічної інформації, яка знаходиться у 
володінні обласної ради

Обов’язковому оприлюдненню підлягає публічна інформація, яка визначена в    частині  1   статті 15 Закону.  Частинами  2, 3, 4  статті  15  Закону 

2
встановлені граничні строки для оприлюднення публічної інформації, передбаченої частиною 1 статті 15 Закону.
Оприлюдненню не підлягають:
1) внутрішньоорганізаційні документи обласної ради (резолюції, доповідні, пояснювальні записки, аркуші погодження, довідки, звіти, інформації, акти, рецензії, документи бухгалтерського обліку, документи з кадрових питань, розпорядження голови обласної ради, що регламентують діяльність виконавчого апарату обласної ради та ін.);
2) документи, що містять конфіденційну, таємну, службову інформацію, доступ до яких обмежується відповідно до частини 2 статті 6 Закону.

3.	Оформлення запитів

Запити, які надходять до обласної ради в усній, письмовій чи іншій формі реєструються відповідальною особою з питань доступу до публічної інформації  (далі – відповідальна особа) в Системі електронного документообігу.
Запити можуть бути подані: на поштову адресу: 36014, м. Полтава,                вул. Соборності, 45, Полтавська обласна рада, електронною поштою: info@oblrada-pl.gov.ua, факсом: (0532) 56-19-57, усно за тел.:                (0532) 60-44-08.
Спеціальним місцем для роботи запитувачів із документами обласної ради, що містять публічну інформацію визначено кабінет № 434                            (36014, м. Полтава, вул. Соборності, 45, 4-й поверх).
Якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит самостійно, його оформлює відповідальна особа, обов'язково зазначивши в запиті своє прізвище, ім'я, по батькові, контактний телефон та надає копію запиту особі, яка його подала.
Усні запити фіксуються відповідальною особою на паперовому носії із зазначенням прізвища, ім’я, по батькові запитувача, опису запитуваної інформації, поштової або електронної адреси, засобу зв’язку, способу надання відповіді на запит.
Письмовий запит подається в довільній формі. Запит на інформацію має містити:
– ім'я (найменування) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв'язку, якщо такий є;
– загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;
– підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі
З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів особа може подавати запит шляхом заповнення відповідної форми (додаток 1), яку можна отримати у відповідальної особи або на офіційному веб-сайті обласної ради (рубрика «Доступ до публічної інформації»).
Реєстрація запитів здійснюється шляхом введення до реєстраційної картки таких елементів: дата  надходження запиту; прізвище,  ім’я,   по батькові   
3
запитувача   (назва юридичної особи, громадського об’єднання без статусу юридичної особи); поштова адреса, електронна адреса, на яку запитувачу може бути надіслана відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку; вид документу (запит); тип запитувача (фізична особа, юридична особа, об’єднання громадян без статусу юридичної особи); короткий зміст запиту; зміст і дата  резолюції  голови  обласної ради  (виконуючого обов’язки  голови обласної ради); виконавець; термін виконання; дані про вихідні листи; результати запиту;   розгляду    номер   справи   за   номенклатурою.   Склад   зазначених   елементів та їх порядок за  необхідності   може   бути  доповнений або змінений (розписка  виконавця  в  одержанні документа, хід виконання тощо) обласною радою при проведенні реєстрації запитів. Під час реєстрації запитів створюється реєстраційно-контрольна картка, яка шляхом заповнення відповідних реквізитів забезпечує ідентифікацію конкретного запиту, відображення процесу опрацювання відповідно до резолюції голови обласної ради (виконуючого обов’язки голови обласної ради), здійснення контролю за дотриманням строків розгляду запиту. 
Для реєстрації запитів на паперових носіях використовується реєстраційний штамп. 
У разі, якщо зі змісту запиту вбачається необхідність надання роз’яснення, вжиття відповідних заходів реагування тощо, то в цьому випадку запит реєструється як звернення (якщо запит надійшов від громадянина) або як вхідний документ (якщо запит надійшов від юридичної особи) та розглядається протягом терміну відповідно до вимог Закону України «Про звернення громадян» та Інструкції з діловодства в Полтавській обласній раді. Автору надається проміжна відповідь протягом п’яти робочих днів з відповідним роз’ясненням щодо порядку та терміну розгляду.
Запити отримують реєстраційну дату фактичного дня їх надходження до обласної ради та реєстраційний номер, який складається з наступних цифр: дві перші – рік, наступні цифри – порядковий номер у межах календарного року (наприклад: 19/25).
Запити, що надійшли після закінчення робочого часу, реєструються наступного робочого дня за фактичним днем надходження.
Відповідальна особа невідкладно (протягом одного робочого дня) передає запит на розгляд голові обласної ради (виконуючого обов’язки голови обласної ради).
Проект відповіді запитувачу готує структурний підрозділ виконавчого апарату обласної ради, управління майном обласної ради відповідно до резолюції голови обласної ради (виконуючого обов’язки голови обласної ради).
У разі, якщо запитувана інформація перебуває у володінні декількох структурних підрозділів виконавчого апарату обласної ради, управління майном обласної ради, відповідальним за підготовку проекту відповіді є начальник  структурного підрозділу виконавчого апарату обласної ради, управління  майном  обласної ради, зазначений у резолюції голови обласної ради (виконуючого обов’язки голови обласної ради) головним виконавцем.
4
Проект відповіді на запит у встановленому порядку погоджується (візується) начальником структурного підрозділу виконавчого апарату обласної ради, начальником  відділу   юридичного забезпечення виконавчого апарату 
обласної ради. Відповідь на запит підписує відповідальна особа на фірмовому бланку обласної ради. Управління майном обласної ради готує відповідь на запит за підписом начальника управління майном обласної ради.
У разі відсутності відповідальної особи (відпустка, відрядження та ін.), відповідь на запит підписує особа, яка її заміняє. 
Головний виконавець надає відповідь з необхідними матеріалами на реєстрацію відповідальній особі не пізніше п’яти робочих днів з дня надходження запиту. Відповідальна особа невідкладно надсилає (передає) відповідь запитувачу у спосіб, визначений у запиті.
Робота з особами, що звернулися із запитом про отримання виписок з документів, фотографування, копіювання, сканування інформації тощо, проводиться в приміщенні обласної ради відповідальною особою, у такому порядку:
– при зверненні особи з проханням надати виписку, сфотографувати, скопіювати, відсканувати публічну інформацію тощо, яка зберігається в обласній раді, оформляється запит відповідно до встановленої форми;
– робота з документами проводиться у присутності відповідальної особи; 
– після ознайомлення запитувача з документами відповідальна особа робить запис у журналі обліку робіт з надання виписок, фотографування, копіювання, сканування інформації за запитами (додаток 2).
У разі, якщо задоволення запиту передбачає виготовлення копій документів обсягом більше як 10 сторінок, запитувач зобов'язаний відшкодувати фактичні витрати на копіювання та друк. Десять перших сторінок запитуваної інформації виготовляються безкоштовно. Виготовлення всіх наступних сторінок (рахуючи з 11-тої) запитуваних документів оплачуються запитувачем. У цьому випадку  запитувачу  не пізніше  п’яти  робочих днів з дня отримання запиту надається відповідь про направлення 10-ти аркушів запитуваної інформації з рахунком на оплату наступних сторінок.
Після отримання документів, що підтверджують повну оплату витрат на копіювання та друк, пов'язаних з наданням публічної інформації, запитувачу надаються наступні копії запитуваних документів.
Розмір плати за копіювання або друк документів, що надаються за запитом, визначений відповідним розпорядженням голови обласної ради. 

4.	Строк розгляду запитів

Відповідь на запит надається не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту (відлік робочих днів починається з наступного дня після            дня отримання).
У разі, якщо запит стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних  природних  явищ  та  інших  подій,  що
5
сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь надається не пізніше 48 годин з дня отримання запиту.
Клопотання про термінове опрацювання запиту має бути обґрунтованим.
У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, строк розгляду запиту продовжується до 20 робочих днів. Запитувачу надається проміжна відповідь з обґрунтуванням такого продовження не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.

5.	Відмова в задоволенні запиту

У разі, якщо обласна рада, управління майном обласної ради не володіють запитуваною інформацією, але за статусом або характером діяльності їм відомо або має бути відомо, хто нею володіє, вони зобов’язані направити цей запит належному розпоряднику з одночасним повідомленням про це запитувача. У такому разі відлік строку розгляду запиту на інформацію починається з дня отримання запиту належним розпорядником.
Обласна рада, управління майном обласної ради мають право відмовити в задоволенні запиту відповідно до частини 1 статті 22 Закону. 
У відмові в задоволенні запиту має  бути  зазначено:  прізвище,  ім'я,  по батькові та посаду особи, відповідальної за розгляд запиту; дата відмови; мотивована підстава відмови; порядок оскарження відмови; підпис.

6.	Оскарження рішень, дій чи бездіяльності обласної ради,             управління майном обласної ради

Рішення, дії чи бездіяльність обласної ради, управління майном обласної ради з питань надання публічної інформації можуть бути оскаржені до керівника розпорядника або до суду відповідно до статті 23 Закону.

Виконуючий обов’язки заступника
керівника апарату – керуючого справами 
виконавчого апарату обласної ради, заступник 
керуючого справами – начальник відділу
організаційного забезпечення діяльності 
ради виконавчого апарату обласної ради	В.І. Глушко